Si diriges una pyme, seguro que más de una vez te has preguntado: «¿Por qué si vendo, no veo dinero en la cuenta?» Esta es una de las frases más repetidas en las reuniones financieras de pequeñas empresas. No es un problema de ingresos, sino de flujo de caja.
Gestionar bien el flujo de caja no significa solo saber cuánto entra y cuánto sale, sino entender cuándo, cómo y por qué se mueve el dinero dentro del negocio. Y aquí es donde la tecnología se convierte en un punto de inflexión.
En Precognis, llevamos años ayudando a pymes a resolver este problema con herramientas avanzadas como los ERPs financieros de Sage y Cegid. Vamos a desglosarlo.
El error fatal de gestionar el flujo de caja con Excel
Muchas pymes llevan su gestión de gastos, gestión de cobros y contabilidad general en hojas de cálculo. Parece sencillo: un Excel con ingresos, otro con gastos y a cruzar los dedos para que todo cuadre.
Pero aquí va un ejemplo clásico de por qué esto no funciona:
- Tienes una empresa de distribución de muebles y vendes un pedido grande a crédito.
- Ingresas el pago dentro de 60 días, pero pagas la compra del stock en 30 días.
- Mientras tanto, tienes que cubrir sueldos, alquiler y proveedores con un dinero que aún no ha llegado.
Resultado: te quedas sin liquidez a pesar de haber vendido.
👉 ¿Cómo lo soluciona un ERP financiero?
- Integra en tiempo real las ventas, compras y pagos futuros.
- Genera previsiones automáticas de necesidades de efectivo basadas en datos históricos.
- Asigna centros de coste a cada área del negocio, para entender qué parte de la empresa consume más recursos y cuál genera más margen.
¿El Excel hace esto? No.
El problema de las facturas que nunca se cobran a tiempo
Otro caso común en pymes: las facturas impagadas. Muchos negocios terminan dependiendo de recordatorios manuales o llamadas de cobro que se hacen cuando «hay tiempo». El problema es que, muchas veces, ese tiempo nunca llega.
📌 Ejemplo real: Una empresa de reformas tenía problemas de liquidez constantes. Al analizar su gestión de cobros, descubrimos que su equipo de administración tardaba en promediar 15 días en reclamar facturas vencidas.
Solución con un ERP financiero como Cegid XRP:
✅ Automatización de cobros: se programan recordatorios por email y SMS antes de la fecha de vencimiento.
✅ Generación de alertas: el sistema avisa cuándo una factura está a punto de vencer.
✅ Integración con bancos: permite vincular pagos directamente y conciliar cuentas automáticamente.
En menos de 3 meses, esta empresa redujo en un 40% el tiempo medio de cobro y mejoró su flujo de caja sin necesidad de endeudarse.
Facturación electrónica en España: ¿por qué necesitas un ERP para cumplir con la ley?
El Real Decreto 1619/2012 ya regulaba la facturación electrónica en ciertos sectores, pero con la Ley Crea y Crece, todas las empresas en España estarán obligadas a facturar electrónicamente en 2025. Esto significa que cualquier negocio deberá emitir, recibir y gestionar sus facturas de forma digital.
📌 El problema: Muchas pymes aún trabajan con facturación manual o sistemas obsoletos, lo que genera errores, retrasos en pagos y dificultades para cumplir con las normativas.
Ejemplo práctico:
Una pyme de servicios trabajaba con un sistema de facturación manual basado en PDFs. Con la nueva normativa, sus clientes (otras empresas) empezaron a rechazar sus facturas por no estar en formato estructurado. Como resultado, los pagos se retrasaban y la empresa tuvo que hacer modificaciones urgentes.
👉 ¿Cómo lo soluciona un ERP financiero como Sage o Cegid?
✅ Automatización de la facturación electrónica: genera facturas en formatos compatibles con la nueva normativa.
✅ Integración con Hacienda y plataformas B2B: evita sanciones y errores administrativos.
✅ Digitalización completa: elimina el papel y optimiza la contabilidad general.
Si tu empresa aún no está preparada, el momento de actuar es ahora. La facturación electrónica no solo es una exigencia legal, sino que también mejora la eficiencia y el control del flujo de caja.
En Precognis, ayudamos a empresas a adaptarse a la nueva normativa con soluciones tecnológicas avanzadas que aseguran el cumplimiento y la eficiencia.
👉 Descubre más sobre la facturación electrónica y su impacto en las empresas en nuestro blog:
Cómo prepararse para la facturación electrónica en España
¿Qué es la dirección de facturación y cómo afecta al flujo de caja?
Un detalle que muchos negocios pasan por alto: los errores en la dirección de facturación. Parece un tema menor, pero en realidad es una de las principales causas de retrasos en pagos.
Si una factura tiene una dirección incorrecta o no cumple con los requisitos fiscales, el cliente puede devolvértela y retrasar el pago hasta que se corrija.
Con software de gestión empresarial como Sage 200 o Cegid XRP, este problema desaparece:
🚀 Se validan automáticamente los datos de facturación antes de enviar la factura.
🚀 Se generan facturas electrónicas con cumplimiento normativo garantizado.
🚀 Se evitan errores en la contabilidad y se optimiza la gestión financiera.
Resultado: facturas correctas, pagos puntuales y flujo de caja estable.
Cómo calcular el flujo de caja con tecnología y sin morir en el intento
Aquí es donde la tecnología juega su papel más fuerte. Un ERP financiero permite calcular el flujo de caja de manera automática y precisa en función de:
🔹 Ingresos esperados (ventas, cobros pendientes, contratos recurrentes).
🔹 Gastos fijos y variables (nóminas, alquileres, proveedores).
🔹 Pagos programados (impuestos, compras de stock, inversiones).
Con estos datos, el software genera escenarios y simulaciones que permiten prever si habrá problemas de liquidez antes de que sucedan.
Ejemplo práctico con Cegid XRP:
Supongamos que diriges una pyme de comercio electrónico y quieres calcular el flujo de caja de los próximos 3 meses.
1️⃣ Cargas al ERP financiero todos los ingresos y gastos previstos.
2️⃣ El sistema analiza las tendencias de ventas y calcula posibles desviaciones.
3️⃣ Identifica cuellos de botella en pagos y cobros, generando alertas.
4️⃣ Sugiere ajustes en inversiones o créditos para mantener una liquidez óptima.
Resultado: planificación financiera en tiempo real, sin sorpresas desagradables.
Cómo empezar a digitalizar la gestión financiera de tu pyme
Si hasta ahora has llevado la gestión financiera de tu empresa con hojas de cálculo y recordatorios en post-its, es hora de dar el salto.
En Precognis, ayudamos a pymes a implementar ERP financieros de Sage y Cegid, asegurándonos de que cada empresa obtenga la solución que realmente necesita.
🔹 Personalización: adaptamos el software a la estructura de tu negocio.
🔹 Integración: conectamos el ERP con bancos, CRM y otras plataformas.
🔹 Capacitación: te enseñamos a sacarle el máximo provecho.
¿Quieres saber cómo transformar tu gestión financiera y mejorar tu flujo de caja? Contáctanos y te mostramos cómo hacerlo.
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