La facturación electrónica se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas de todos los tamaños. Tal como te hemos contado anteriormente en nuestro blog «La ley “crea y crece”: Factura electrónica B2B obligatoria en España», no solo es un requisito legal en muchos casos, sino que también facilita la gestión administrativa, reduce errores y optimiza los procesos internos. Sin embargo, la implementación de este sistema puede parecer compleja si no se dispone de las herramientas adecuadas. En Precognis, te ofrecemos soluciones tecnológicas adaptadas a las necesidades de tu empresa para que la gestión de la facturación electrónica sea sencilla y eficiente.
¿Qué es la facturación electrónica y por qué es importante?
La facturación electrónica es un sistema que permite emitir, recibir y almacenar facturas en formato digital. Este método no solo elimina el uso de papel, sino que también facilita el control y seguimiento de las transacciones comerciales. Además, garantiza la autenticidad y la integridad de las facturas, asegurando que la información no pueda ser alterada.
Con la digitalización cada vez más presente en el mundo empresarial, muchos gobiernos, incluido el de España, han implementado normativas que obligan a las empresas a adoptar la facturación electrónica. Cumplir con estas normativas es esencial para evitar sanciones y mantenerse competitivo en el mercado.
¿Cuáles son los aspectos clave de la facturación electrónica en España?
En España, la facturación electrónica está regulada por diversas normativas que han ido evolucionando con el tiempo. Algunos aspectos clave que debes conocer sobre los plazos y el proceso de la facturación electrónica son:
1. Obligatoriedad según el tipo de empresa:
Desde 2015, es obligatorio para las empresas que facturan a la Administración Pública utilizar la facturación electrónica a través de la plataforma FACe. Esta obligación se ha ido extendiendo gradualmente a otras entidades y sectores.
2. Plazo para emitir facturas electrónicas:
La normativa española establece que las facturas electrónicas deben ser emitidas en un plazo máximo de un mes desde la realización de la operación o desde la fecha de pago anticipado, si este se realiza antes.
3. Formato y requisitos técnicos:
Las facturas electrónicas deben cumplir con el formato Facturae, que es el estándar utilizado por la Administración Pública en España. Además, es obligatorio que estén firmadas electrónicamente para garantizar la autenticidad y la integridad del documento.
4. Archivo y conservación:
Las empresas están obligadas a conservar las facturas electrónicas durante al menos cuatro años. Este archivo debe garantizar que las facturas sean accesibles, legibles y que se puedan recuperar en cualquier momento.
5. Futuras implementaciones:
Aunque actualmente la facturación electrónica es obligatoria para ciertas transacciones, se espera que en los próximos años esta obligación se extienda a todas las empresas, como parte del esfuerzo de digitalización de la administración en España.
Desafíos de la facturación electrónica
La implementación de la facturación electrónica puede presentar varios desafíos para las empresas. Desde elegir el software adecuado hasta integrar este sistema con otras herramientas de gestión empresarial, pasando por la formación del personal y el cumplimiento de la normativa legal, son muchos los aspectos que deben considerarse. Entre los principales desafíos se encuentran:
1. Cumplimiento normativo:
Es fundamental que las facturas electrónicas cumplan con todos los requisitos legales en cuanto a formato, contenido y envío.
2. Integración con sistemas existentes:
La facturación electrónica debe integrarse sin problemas con otros sistemas de gestión, como el ERP o el CRM, para garantizar una gestión fluida y coherente de los datos.
3. Gestión del cambio:
La transición a la facturación electrónica requiere un cambio en los procesos internos, lo que puede generar cierta resistencia entre el personal.
4. Seguridad de la información:
Las facturas electrónicas contienen datos sensibles que deben ser protegidos frente a posibles brechas de seguridad.
¿Cómo te puede ayudar Precognis a gestionar la facturación electrónica?
En Precognis, entendemos que cada empresa es única y tiene necesidades específicas. Por eso, ofrecemos soluciones tecnológicas personalizadas para ayudarte a superar los desafíos de la facturación electrónica. Aquí te explicamos cómo podemos ayudarte:
1. Software de facturación electrónica adaptable:
Nuestro software ERP se adapta a las normativas vigentes en España y a las particularidades de tu empresa. Con una interfaz sencilla, podrás emitir, recibir y almacenar facturas de manera rápida y eficiente.
2. Integración con sistemas ERP y CRM:
Facilitamos la integración de nuestro software con los sistemas de gestión empresarial que ya utilizas, permitiendo centralizar toda la información en un solo lugar y evitar la duplicidad de datos.
3. Automatización de procesos:
Nuestra solución te permite automatizar tareas rutinarias, como la emisión y envío de facturas, reduciendo así el riesgo de errores humanos y liberando tiempo para que tu equipo se enfoque en actividades de mayor valor.
4. Cumplimiento normativo garantizado:
Nos aseguramos de que nuestras soluciones cumplan con todas las normativas legales aplicables, para que tu empresa opere siempre dentro de la ley.
5. Seguridad de la información:
Contamos con sistemas avanzados de encriptación y seguridad para proteger la información de tus facturas electrónicas, garantizando la confidencialidad y la integridad de los datos.
La facturación electrónica no solo es una obligación legal, sino también una excelente oportunidad para optimizar los procesos administrativos de tu empresa. En Precognis, estamos comprometidos en ofrecerte soluciones tecnológicas que te ayuden a gestionar la facturación electrónica de manera eficiente, segura y conforme a la normativa. Déjanos encargarnos de la tecnología para que tú puedas centrarte en lo que realmente importa: hacer crecer tu negocio.
Si estás listo para dar el paso hacia la digitalización y mejorar la gestión de tu empresa, no dudes en contactarnos.
Estamos aquí para ayudarte en cada paso del camino.
