Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, ya que es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.
En este blog aprenderás cómo generar factura electrónica en Ekon.
¿Qué es la factura electrónica?
La facturación electrónica (o factura-e/facturaE) es un equivalente a la factura habitual en papel, pero se realiza mediante ficheros electrónicos o telemáticos que deberán estar firmados digitalmente con certificados reconocidos.
Una factura electrónica es un documento que se emite y recibe la factura en formato digital.
Es importante tener en cuenta que la emisión de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario.
La factura electrónica es una opción legal válida en lugar de la factura en papel y ofrece varios beneficios, tales como:
- Ahorro de tiempo y recursos
- Mayor seguridad y privacidad de los datos
- Mayor eficiencia en el proceso de facturación
- Reducción de errores y duplicación de información
Normativa legal de la factura electrónica
El marco legal de las facturas, tanto en formato físico como digital, está definido por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento regula las obligaciones de facturación y establece las normas que deben cumplirse de manera obligatoria.
En él se regulan aspectos como:
- Obligación de expedir factura.
- Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
- Expedición por terceros.
- Contenido de la factura.
- Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Plazos.
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Regímenes especiales.
- Conservación.
Tipos de factura electrónica
Existen dos tipos de facturas electrónicas: la estructurada y la no estructurada.
Ambas son documentos electrónicos que se transmiten por Internet, pero la estructurada permite un tratamiento automatizado, mientras que la no estructurada no.
Facuras en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado son documentos electrónicos que contienen información organizada y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. Estas facturas pueden ser procesadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Entre los formatos estructurados más comunes se encuentran los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, entre otros.
Facturas en formato no estructurado
Las facturas que no siguen un formato estructurado normalmente consisten en una imagen, lo que implica que procesarlas para integrarlas en los sistemas informáticos del receptor no es sencillo. Se requiere una intervención manual o procesos costosos que no suelen estar completamente automatizados, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Este tipo de facturas incluyen las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Factura electrónica en Ekon
La facturación electrónica (o factura-e/facturaE) es un equivalente a la factura habitual en papel, pero se realiza mediante ficheros electrónicos o telemáticos que deberán estar firmados digitalmente con certificados reconocidos.
La factura electrónica en EKON tiene una serie de requisitos que deben estar configurados previamente a la generación de la factura-e.
Configuración de la facturaE en EKON
La Factura electrónica puede generarse desde la Generación/Emisión XML de facturas, ubicado en General / Cadena de suministro / Ventas / Facturas.
Además de la configuración de la empresa, también se deben tener informados algunos de los siguientes datos básicos:
- En la ficha de cliente informar correctamente los datos identificativos del cliente, especialmente el Id. Fiscal UE, País y código postal, e indicar que el cliente recibe factura-e;
- Recibe con envío manual: El sistema únicamente genera el fichero XML. La firma y envío al cliente debe realizarse manualmente.
- Recibe con envío automático: En caso de tener un proveedor de firma y envío de factura-e (por ejemplo, EDICOM), podemos configurar en los parámetros de empresa el enlace con el proveedor y entonces, el sistema generará el XML y lo enviará al proveedor, que se encargará del resto del proceso.
- En el país de la factura, el valor del campo ISO 3166 debe estar informado. Esto se hará accediendo a la lista de valores territoriales, y al mantenimiento de países.
- Lo mismo para la columna ISO 4127 que corresponde al valor de la divisa de la factura y que se informará en el mantenimiento de divisas.
- En los Métodos de pago se deberá informar la equivalencia factura-e para cada uno de ellos.
Generación de facturas y archivos XML en Ekon
Para generar facturas, EKON cuenta con un criterio de selección que permite filtrar cuáles deseamos crear, incluyendo la situación en que se encuentra cada factura.
Una vez completado este proceso, un archivo XML se generará con el formato apropiado para la AEAT y se guardará en la carpeta de la empresa. Además, si se desea, cada archivo también se puede registrar en la gestión documental del cliente.
En el siguiente vídeo podrás ver como generar una factura electrónica en Cegid Ekon.
